RADAR - Édition 03, Juin 2020

Retour à la liste de publications

RADAR - Édition 03, Juin 2020

DEMANDE D’INTERVENTION DE LA PAYE et la SOURCE FIABLE

Depuis la consolidation de la paye en 2016, toutes les demandes d’intervention de paye (DIP) doivent être soumises au Centre des services de paye via la Source fiable.

Lorsque les DIP ne répondent pas aux exigences du Centre des services de paye, elles sont rejetées, ce qui retarde les paiements et crée du travail supplémentaire.

Grâce à votre utilisation minutieuse de la DIP et au travail de la Source fiable qui s'assure que chaque DIP soit remplie correctement, le taux de rejet pour le MPO est le meilleur de tous les grands ministères desservis par le Centre de services de paye.

Le motif de rejet le plus fréquent est que les DIP nécessitaient une authentification de la Source fiable, mais elles ne leur avaient pas été envoyées.

Il est donc important de faire confiance à l'équipe de la Source fiable et de lui soumettre vos DIP. Nous sommes ici pour vous aider!

SAVIEZ-VOUS QUE...

• Les DIP envoyées directement au Centre des services de paye seront rejetées?
• Si vous avez des questions sur la façon de soumettre une DIP, vous pouvez contacter la Source fiable pour obtenir des conseils?
• Seulement 25 DIP sur 10 000 envoyés via la Source fiable du MPO sont rejetées par le Centre des services de paye?
• La Source fiable traite, en moyenne, 4500 DIP par mois?

ENTRÉES PEOPLESOFT

conduisent la paye!

L'année dernière, le Centre d'expertise de transaction PeopleSoft (CETP) a été créé pour consacrer des ressources à la saisie de données dans PeopleSoft. Les entrées PeopleSoft s'intègrent directement dans Phénix et enclenchent ainsi la rémunération.

Malgré une augmentation du nombre d'interventions pendant la pandémie COVID-19, l'équipe continue de traiter les nouvelles entrées avec rapidité tout en réalisant de grands progrès pour résoudre les problèmes à long terme (par exemple, surmonter les limites du système liées aux nominations intérimaires à court terme du personnel navigant).

De plus, l'exactitude des entrées de    données s'est améliorée et a entraîné une diminution de 70 % des erreurs. Ceci signifie donc que chaque mois, des  problèmes de paye ont été évités pour plus de 100 employés.

Bien que les défis ont été importants, les progrès l'ont été également.

NOUVEAUX CODES DE PAYE - La persévérance est la clé

Après des années de persévérance, 16 codes de paye manquants et défectueux dans Phénix ont finalement été corrigés, permettant à nos collègues de la flotte d'être payés automatiquement, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer des DIP au Centre des services de paye. C'est une bonne nouvelle pour tout le monde :

• Le personnel navigant sera désormais payé à temps.
• Moins de demandes seront soumises à l'équipe MaPaye en ce qui concerne ces paiements manquants.
• 2,3 ETP du Centre de paye peuvent maintenant se consacrer à la résolution d’autres dossiers du MPO.

LIENS UTILES

• Que fait la Source fiable pour vous?
• Formulaire de demande d’intervention de paye accessible à l’extérieur du RPV
• Envoyez votre DIP ou votre demande à la Source fiable
• Guide de référence rapide de la DIP accessible à l’extérieur du RPV

PROCESSUS DE PAYE NON AUTOMATISÉ

LES TRANSACTIONS QUE NOUS TRAITONS NOUS-MÊME

Au cours des dernières années, certains membres de l'équipe de paye du MPO et de la Garde côtière ont obtenu l'autorisation de traiter diverses transactions, tout comme les conseillers en rémuneration du Centre des services de paye le peuvent.

L'Unité de traitement de la rémunération et d'acheminement de cas aux échelons supérieurs est une petite équipe qui utilise cette capacité pour travailler et fermer des dossiers complexes de l'arriéré ainsi que pour travailler sur des projets spéciaux, tels les intérimaires non payés de la flotte remontant à 2016, la mise à jour des dates de service des congés pour les transferts, et autres.

Il y a des transactions que nous ne pouvons pas traiter parce qu'elles sont traitées par des équipes spécialisées du Centre des services de paye. Vous pouvez tout de même contacter l’équipe MaPaye pour obtenir des conseils et une assistance pour soumettre ces demandes.

TRANSACTIONS QUE LE MPO NE PEUT PAS TRAITER :

• Saisies-arrêts
• Congé avec étalement du revenu
• Congé de pré-retraite
• Décès en cours d’emploi
• Retraite pour raison de santé
• Maternité/parental
• Incapacité
• Indemnité de poste isolé
• Réaménagement de l’effectif (RE)
• Transactions de niveau EX
• Révisions en masse

 AU CAS OÙ VOUS L’AURIEZ MANQUÉ :

• Modifications temporaires des exigences de demande d'intervention de paye (DIP).
• Outils et messages concernant la paye disponibles hors du RPV.

POURQUOI LE RESPECT DES DÉLAIS EST IMPORTANT :

Lorsqu'elles sont soumises à temps, la plupart des interventions de paye peuvent être traitées automatiquement par Phénix, sans qu'un conseiller en rémunération n'ait à intervenir. Par contre, lorsque les interventions de paye (en particulier les interventions de dotation) sont soumises en retard, non seulement peuvent-elles créer des problèmes de paye pour les employés, mais elles nécessitent également l'intervention manuelle d'un conseiller en remuneration, ce qui réduit le temps que ceux-ci peuvent consacrer à nos transactions en arriéré. Afin de favoriser la rapidité des processus de dotation et de limiter les effets négatifs sur la rémunération, le ministère a donc mis en place de nouvelles mesures qui sont entrées en vigueur le 1er avril 2020. La date de début des actions de dotation en RH doit être de 17 jours après la date de la lettre d'offre (ou de 5 jours s'il s'agit d'une affectation intérimaire). La prochaine fois que vous recevrez une lettre d'offre, vous voudrez peut-être vérifier si ces conditions sont respectées. Des RH, aux employés, en passant par la direction... nous sommes tous dans le même bateau!