Guide des nouveaux étudiants

Bienvenue à Pêches et Océans Canada (MPO) et à la Garde côtière canadienne (GCC)!

Ce guide vous aidera à vous intégrer, afin que vous puissiez tirer le maximum de votre stage.

En tant que nouvel étudiant, votre expérience peut être divisée en cinq phases distinctes :

Quelle est la différence entre l’orientation et l’intégration?

L'orientation est une composante du processus d'intégration, qui comprend des cours de base ou obligatoires, notamment sur la santé et la sécurité au travail, la sensibilisation à la sécurité, les événements d'accueil, un aperçu du mandat et de la structure du Ministère, etc. L'École de la fonction publique du Canada propose des cours en ligne destinés aux nouveaux employés et aux étudiants afin de comprendre le fonctionnement du gouvernement, et les valeurs et l'éthique.

L'intégration est le processus complet au cours duquel les nouveaux employés sont intégrés en milieu de travail, qui commence avec le recrutement et se poursuit pendant les premiers mois de leur développement. Les nouveaux employés sont invités à participer à des activités d'apprentissage formelles et informelles qui couvrent les compétences essentielles, les procédures de travail, les normes culturelles établies, en passant par les possibilités de réseautage et de mentorat.

L'intégration diffère pour les étudiants, car les stages du PFETE et du COOP ne dépassent normalement pas les six mois. Votre expérience est donc continue : de l'embauche jusqu'à votre dernier jour d'emploi.

L'Intégration virtuelle priorise trouver des outils nouveaux ou innovants pour travailler à distance et pour communiquer efficacement.

Phase 1: Avant votre arrivée

Cette section vous aide à faire une bonne première impression auprès de votre gestionnaire et vous offre la chance de préparer votre arrivée. En suivant ces étapes, vous commencez le processus afin de devenir un bon membre d’équipe, même avant votre premier jour de travail.

Restez en contact avec votre gestionnaire, s'il y a une longue période d'attente entre l'offre d'emploi et votre date de début. Faites preuve de détermination et envoyez un courriel de suivi. En posant des questions, vous démontrez votre enthousiasme : « Qui est le responsable de l’accueil et l'intégration? Ai-je un ambassadeur? etc.

Avant votre premier jour, vous recevrez votre adresse électronique du MPO et votre mot de passe temporaire, les instructions de connexion à Webmail, une liste de personnes-ressources et les procédures importantes.

Qu’est-ce que le travail à distance?

Vous allez recevoir un ordinateur portatif et d’autres matériaux. Vous allez avoir réseau privé virtuel (RPV), qui protège les données du gouvernement contre les menaces de sécurité en ligne et permet aux employés de travailler à domicile. Vous devriez vous attendre à des changements progressifs dans la situation actuelle du travail à domicile.

En attendant, votre gestionnaire sera en mesure de:

  • demander vos préférences pour les moyens/outils de communication (p. ex., téléphone ou ordinateur personnel);
  • vous fournir un aperçu complet de vos tâches et vous laisser le temps de poser des questions;
  • vous fournir des conseils pour le travail à distance et pour l'installation d'un bureau à domicile.

Contactez le Centre de services des TI au 1-888-248-2210, pour obtenir un soutien technique (par ex., créer une maCLÉ).

Phase 2: Votre premier jour

Votre premier jour de travail marquera le début d’une grosse période d’ajustement pour vous. C’est normal que vous soyez nerveux et anxieux, surtout dans un environnement nouveau et inconnu.

Pourquoi avoir un ambassadeur?

Vous serez jumelé à un ambassadeur, qui sera une personne de soutien à qui vous pourrez faire confiance. Autre que votre gestionnaire, c’est votre premier point de contact. Votre ambassadeur devra :

  • initier le contact avec les nouveaux étudiants;
  • être accessible dès votre arrivée jusqu’à ce que vous soyez bien intégré et quasi-autonome (soit pendant environ un mois), puis dans une moindre mesure pendant la durée de votre emploi;
  • coordonner des activités de réseautage, pour que vous et les autres étudiants puissiez faire connaissance;
  • répondre à vos questions ou vous orienter vers les ressources appropriées : Votre réseau professionnel, les ressources humaines (RH), les GIST et l’équipe de soutien MaPaye

Phase 3: Votre première semaine

Commencer un nouvel emploi peut être stressant, tant pour vous que pour les personnes impliquées dans votre processus d’intégration. Mais vous vous adapterez en temps voulu, tout comme vos collègues!

  • Assistez à une réunion virtuelle avec le responsable de l’accueil et l'intégration, qui vous fournira des renseignements sur le mandat, le rôle et la structure du Ministère. Demandez quand se tiendra cette réunion.
  • Dans les jours à venir, votre gestionnaire vous expliquera l’organisation et la façon dont votre rôle y sera intégré. Votre courriel sera ajouté aux listes de distribution et vous serez invité aux réunions d'équipe.
  • Pour en savoir plus concernant les formations obligatoires, veuillez consulter la page web suivante: Formations obligatoires | Intranet - Personnes et culture (RH) (dfo-mpo.ca)
  • Pour obtenir une description complète des cours/programmes offerts par l’École de la fonction publique du Canada (ÉFPC), veuillez-vous connecter à la plateforme d’apprentissage et inscrire le code du cours ou titre du cours/programme dans la barre de recherche du catalogue d’apprentissage. Veuillez mettre à jour votre profil d'apprentissage de l'ÉFPC, en indiquant votre ministère et votre rôle actuel, afin d'être informé des possibilités d'apprentissage.  Remarque: Ceci est également important si vous rejoignez le MPO en provenance d'un autre ministère ou d'une autre agence.

Conseils pour vous aider à trouver un mentor (facultatif/recommandé)

Commencez par chercher des personnes dans l’organisation que vous admirez pour leurs compétences, leurs connaissances et leur leadership. Le niveau hiérarchique n’a pas d’importance; ce qui compte c’est qu’il/elle réponde à vos besoins. N’hésitez pas à demander de l’aide à votre gestionnaire ou ambassadeur. Ils peuvent même connaître des collègues qui pourraient être compatibles avec vous. Voici quelques qualités que l’on cherche chez un mentor:

  • expérimenté dans un domaine de travail qui vous intéresse;
  • flexible, empathique, encourageant et qui aime aider les autres;
  • apte et disposé à passer du temps avec vous et à vous donner de la rétroaction appropriée;
  • connaissant de l’organisation, de sa culture et de la façon d’élaborer un cheminement de carrière (fonction publique).

Et surtout, sachez ce que VOUS attendez d'un mentor (qu'il s'agisse de conseils carrière ou d'aide aux processus RH, etc.).

Phase 4: Votre premier mois

Au cours de votre premier mois, vous constaterez que vous vous êtes installé dans votre poste, mais vous êtes toujours en période d’adaptation de travail et d’une nouvelle routine. Vous commencez à comprendre les bases du poste, mais vous apprenez toujours à connaître les gens et la culture de l’organisation. Au bout d’un mois, vous devriez vous sentir plus confiant et commencer à établir des relations avec vos collègues.

  • Élaborez des objectifs de travail avec l’aide de votre gestionnaire. Demandez-lui pour une brève rétroaction ou des éclaircissements sur ses attentes. Soulignez les préoccupations que vous avez sur le travail ou votre rôle.
  • Confirmez votre inscription et terminez tous les cours restants, qu’ils soient obligatoires ou spécifiques à votre emploi. Explorez les possibilités virtuelles (p. ex., la Série d’apprentissage virtuel du RJFF ou du CEI).
  • Planifiez une réunion virtuelle avec votre gestionnaire et votre ambassadeur pour discuter de vos expériences jusqu’à maintenant. Soyez proactif et commencez le processus de rencontres virtuelles individuelles avec chacun des autres membres de l’équipe afin de mieux comprendre leur travail.
  • Planifiez une réunion virtuelle avec votre gestionnaire et votre ambassadeur pour discuter de vos expériences jusqu’à maintenant. Soyez proactif et commencez le processus de rencontres virtuelles individuelles avec chacun des autres membres de l’équipe afin de mieux comprendre leur travail.
  • Vous devez signaler tout problème (p. ex., paye manquante ou incorrecte) à l'équipe de soutien MaPaye.

Phase 5: Votre dernière semaine

Tout comme votre premier jour, votre dernière semaine de travail est une autre occasion à faire une dernière bonne impression. Nous espérons que vous avez eu l’occasion de rencontrer tous vos collègues, que vous avez eu un avant-goût de la culture de l’organisation, et que vous avez vos propres réalisations. En général, votre stage devrait terminer de manière positive.

  • Faites une liste des projets sur lesquels vous avez travaillé et indiquez ceux qui sont terminés ou non. Si possible, mettez en évidence ce qu'il reste à faire pour les projets inachevés. Rédigez un résumé des domaines dans lesquels vous avez obtenu des résultats et des difficultés que vous avez rencontrées.
  • Remplissez le rapport de départ/congé prolongé. À travers ce processus tout le matériel TI du MPO/GCC doit être remis (téléphones cellulaires, clavier, souris, etc.).
  • Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire sur l'agent administratif qui est responsable de vous. Communiquez avec lui pour savoir si votre équipement sera conservé dans votre unité ou s'il sera renvoyé dans l'inventaire TI du département.
  • Si le matériel est conservé par la direction et que vous êtes en mesure de le rendre en main propre, communiquez avec l'agent administratif pour établir les dispositions nécessaires.
  • Si le matériel n'est pas conservé par la direction, il doit être renvoyé au bureau des services TI, veuillez leur envoyer un courriel pour fixer un rendez-vous. Vous pouvez également communiquer avec eux pour obtenir des instructions sur l'emballage du matériel si celui-ci ne peut être retourné en personne et doit être envoyé par la poste.
    • Si vous envoyez l'équipement par la poste, veuillez indiquer si votre unité conservera l'équipement, à qui l'équipement doit être envoyé ou s'il est renvoyé à l'inventaire TI du département.
    • Si un ordinateur portable ou un moniteur a été expédié directement à l'employé qui quitte l'entreprise et que l'équipement doit être renvoyé par courrier au responsable du CR ou au bureau de service TI, le meilleur emballage serait la boîte d'origine dans laquelle il a été expédié, si elle est disponible. Veuillez informer le bureau des services TI dans votre courriel si vous avez encore cette boîte ou si vous avez besoin de matériel d'emballage.
  • Si vous apportez votre matériel en personne à l'agent administratif, à votre responsable ou à un bureau de TI, veillez à ce que tout le matériel soit nettoyé à l'aide d'une lingette à base d'alcool au moment de sa livraison. Si vous envoyez le matériel par la poste, il sera nettoyé à l'ouverture et à la réception.
  • Planifiez des réunions virtuelles finales avec votre gestionnaire et votre ambassadeur pour discuter de votre trimestre de travail. C’est l’occasion de partager vos opinions sur ce que vous avez appris, sur les astuces qui ont fonctionné pour vous, ou ceux qui portent confusion.
  • N’oubliez pas de confirmer votre intérêt pour le « Répertoire national d'étudiants et de nouveaux diplômés ».
  • En août, remplissez le « Sondage de fin d’emploi étudiant » en ligne.
  • Écrivez un courriel d’adieu à vos collègues. Félicitez-vous pour un stage réussi!
Date de modification :