Meilleures pratiques
Tout d'abord
En préparation au passage à un environnement composé de postes de travail non attribués, les employés devront adhérer à certains principes directeurs afin d'éliminer les comportements ancrés. En voici quelques exemples :
- Dites adieu au papier
- Adoptez votre solution préférée de gestion de l'information (GI) pour réduire l'utilisation du papier et faciliter le classement des documents, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, ainsi que les pratiques de gestion de l'information.
- Organisez des journées de ménage dans les documents papier existants (classement, élimination, destruction).
- Une fois le ménage des documents papier terminé, retirez tous les classeurs des postes de travail et de la plupart des aires communes (selon vos besoins).
- Limitez le nombre d'imprimantes à un seul appareil multifonctionnel connecté à un réseau, cela réduit la quantité d'équipements et les coûts associés.
- Dépersonnalisez les postes de travail
- Organisez des journées de nettoyage pour retirer l'équipement, les articles d'entreposage ou et les meubles de votre secteur.
- Des casiers personnels seront mis à la disposition des employés pour qu'ils y rangent leurs effets personnels et y classent leurs documents.
- Des éléments tels que des cadres peuvent être remplacés par des fonds d'écran et des notes adhésives peuvent être électroniques à l'aide de l'application Sticky Notes.
- Technologie de l'information
- Téléphonie : Comme les employés ne sont plus rattachés à un poste de travail, il est essentiel d'adopter une solution portative (amenez votre téléphone avec vous). Il est moins dispendieux et plus efficace d'utiliser un seul appareil pour toutes les tâches;
- Collaboration : Il existe de nombreux outils tels que le service gouvernemental de téléconférence et MS Teams qui nous aident à effectuer la transition vers la téléphonie cellulaire en mettant à notre disposition des solutions de téléconférence qui nous permet de nous réunir, de discuter et de collaborer où que nous soyons.
D'autres questions? Consultez le site Milieu de travail GC : un milieu de travail moderne pour la nouvelle fonction publique ou envoyez-nous un courriel à l'adresse Aménagements nationaux BIGE (MPO).